L'intégration est le second acte de management, après le recrutement. C'est un moment clé de l'expérience collaborateur.
Il est déterminant pour la suite de la collaboration, et notamment pour le développement de l'autonomie du nouveau collaborateur.
Jour J, le premier rendez-vous....celui qu'on n'oublie pas !
Je ne le répèterai jamais assez, soignez les premiers jours de vos nouveaux collaborateurs, mettez vos plus beaux atouts et sortez le grand jeu!
C'est très important. Il doit se sentir attendu, accueilli et, rapidement, écouté.
Petite check list de ce jour J :
une prise de poste annoncée en interne et en externe,
un poste de travail installé,
un accueil personnel et chaleureux, en équipe si possible,
une visite de l'entreprise,
un livret d'accueil,
un tête à tête avec le manager direct pour présenter les étapes du plan d'intégration
Simple, basique.
Mais pas si évident, à en juger par les différents exemples que l'on me rapporte. Il arrive même parfois que le manager direct ne soit pas présent pour ce premier rendez-vous !
Un plan d'intégration réfléchi et planifié
Un plan d'intégration précis et détaillé doit être rédigé et présenté au collaborateur en lui expliquant les différentes personnes clés à rencontrer, les premières missions, les premières formations, la prise en main des outils, les rendez-vous clients et partenaires à réaliser en binôme,...
Il est essentiel de représenter la fiche de poste et un programme d'évaluation des compétences associées, pour lui permettre de bien comprendre ce sur quoi on l'attend et comment on évaluera son adéquation au poste à la fin de la période d'essai.
La mise en place d'un mentorat, avec un pair ou une personne de l'équipe, peut être très intéressante et avoir le mérite de décharger un peu le manager dans cette phase d'intégration, très demandeuse en temps.
Mais quoiqu'il en soit, la qualité première du manager durant cette période de découverte sera son écoute et disponibilité.
Et pas seulement le premier jour !
Combien de temps cela dure, l'intégration ?
Plusieurs mois, souvent bien après la fin de la période d'essai.
Pour qu'un collaborateur prenne vraiment la main sur son poste, en découvre les rouages, les relations, les difficultés, et exprime son réel potentiel, il faut du temps.
Il faut le comprendre, l'accepter et adapter son management à la progression de son collaborateur.
Le cycle de l'indépendance de Katerine SYMOR
Ce modèle montre que tout collaborateur, quel que soit son niveau et son expérience antérieure, passe par 4 phases quand il intègre un nouveau poste et une nouvelle équipe.
1ère phase : la dépendance
Le collaborateur, par son jeune âge dans la fonction qu’il occupe et par le fait qu’il est nouveau dans l’équipe, se retrouve dans une position de dépendance par rapport au groupe ou au manager. Il a besoin de connaitre les codes de l'entreprise, apprendre les méthodes de travail, découvrir les logiciels, développer sa connaissance métier, rencontrer de nouveaux profils de clients, comprendre les attendus de sa mission …
Comme dans toute début de relation, une de ses préoccupations est de se faire accepter. De fait, il est prêt à oublier une partie de lui-même pour permettre l’acceptation du groupe.
Le rôle du manager est de le rassurer sur le fait que la montée en compétence demande du temps, de répondre à ses questions et besoins, tout en mettant rapidement le nouveau collaborateur en mouvement et en le poussant vers l'opérationnel.
2ème phase : la contre-dépendance.
Cette étape se caractérise par une phase d'opposition du nouveau collaborateur.
Un peu comme une crise d'ado!
Après avoir engrangé des connaissances sur son nouvel environnement, le collaborateur va confronter ses nouveaux apprentissages à sa propre expérience en remettant en question certains aspects du fonctionnement de son poste.
Il va tester les limites du système, prendre d’autres avis, s’opposer aux décisions. L’égo, qui était un peu étouffé dans la première phase, resurgit.
Dans cette étape si le manager veut développer l’autonomie de son collaborateur, il doit accepter ses doutes et remises en questions et l'encourager à faire ses propres expériences. Cependant, il doit maintenir de la fermeté sur le cadre du vivre ensemble, des règles de fonctionnement et de la culture de l'entreprise.
3ème phase : l'indépendance
Vient ensuite une phase où le collaborateur peut commencer à voler de ses propres ailes.
Il est temps pour lui de mettre à sa sauce les apprentissages qui ont été fait. Le besoin a cette étape est de pouvoir tester ses propres solutions dans un contexte réel et de finir son apprentissage seul. Cela lui permet, entre autre, de vérifier qu'iil maitrise pleinement les acquis. Faire des erreurs est une nécessité à cette étape, car c’est le seul moyen d’avoir des retours de l’environnement réel et de mettre en place les ajustements nécessaires.
A ce stade, pour développer l’autonomie de son collaborateur, le manager doit accepter de le laisser expérimenter, se tromper, réessayer, ajuster. Il doit cependant rester à l'écoute et disponible et communiquer sur le sens, le pourquoi des actions, bien plus que le comment.
4ème phase : l'interdépendance ou autonomie
Quand le collaborateur et le manager ont appris à se connaitre, à travailler ensemble et surtout à accepter différences et similitudes dans leur manière de faire, la relation d’interdépendance peut se mettre en place.
Il s’agit d’une position « gagnant/gagnant », où chacun connait les forces et potentiels de l'autre, et le respecte pour ce qu’il est. Enrichissement mutuel, partage d’expérience, confrontation de points de vue sans rapport de force sont alors possibles. La collaboration est saine, l'intégration au sein du collectif est réussie et l'intelligence collective peut se mettre en place.
L'intégration est donc un long processus, qui demande du temps et de l'énergie pour le manager, mais qui est essentiel pour construire une collaboration réussie, où tout le potentiel que l'on avait détecté lors de la phase de recrutement puisse s'exprimer.
Parce que l'enjeu est bien la : donner les moyens à notre collaborateur de donner le meilleur de lui-même.